Met Peppol stuur je eenvoudig facturen uit, maar wie controleert de betalingen?
Je hebt je administratie netjes digitaal ingericht, de facturen vliegen er dankzij het Peppol-netwerk sneller en veiliger uit dan ooit tevoren, en de overheid belooft ons een papierloze, efficiënte toekomst. Je drukt op 'verzenden' en denkt: Zo, dat is geregeld. En dan begint het wachten. Want hoe snel een factuur ook in de digitale inbox van je klant belandt, de betaling is vaak minder snel. Uit recent onderzoek van Lucy bij meer dan 300 ondernemers zien we namelijk iets opvallends: de introductie van Peppol heeft voor 48% van de bedrijven werkelijk niets veranderd aan de snelheid waarmee klanten betalen.
.png)
.png)
Peppol versnelt dus de eerste fase van het betalingsproces, maar de net zo belangrijke laatste fase versnelt niet mee.
Als we de data uit het onderzoek naast de realiteit van de gemiddelde Belgische ondernemer leggen, vallen drie duidelijke inzichten op:
Inzicht 1: de onzichtbare urenvreter
Veel ondernemers onderschatten hoeveel tijd er werkelijk in hun facturatie kruipt. Het proces vreet namelijk op twee fronten tijd. Allereerst kost de opmaak van de facturen verrassend veel energie: ruim vier op de vijf ondernemers besteedt tot 20 minuten aan het opstellen van één enkele factuur.
Daarnaast volgt de tweede tijdrover: de opvolging van openstaande facturen. 52% van ondernemers volgt de betaling van hun verkoopfacturen manueel op. Je bankrekening handmatig controleren en betalingsherinneringen sturen, kost ondernemers tot 30 minuten per factuur.
De case van Sarah: hoe geld verdienen ook geld kost
We nemen het voorbeeld van Sarah. Ze runt een succesvol interieur- en designbureau en verstuurt gemiddeld 200 verkoopfacturen per jaar (zo’n 16 per maand). Ze focust zich het liefst op het ontwerpen van droominterieurs voor haar klanten, maar de administratie moet ze helaas nog zelf opnemen.
Op papier kost een factuur haar 5 tot 10 minuten voor de opmaak, en nog eens dezelfde tijdsbesteding voor de opvolging. Niet slecht, toch? We maken de optelsom:
- Best case: Alles loopt op rolletjes en iedereen betaalt snel. Toch is Sarah op jaarbasis 33 uur kwijt aan administratie.
- Haar dagelijkse realiteit: Zodra Sarah handmatig de bank-app moet openen om betalingen te matchen en zelf reminders moet mailen, verdubbelt de tijd. De workload aan facturatie schiet omhoog naar 66 uur per jaar.
Onderaan de streep verliest Sarah bijna twee volledige werkweken aan het opmaken van facturen en het achtervolgen van haar eigen geld. Wat als ze die tijd had kunnen spenderen aan strategische klantgesprekken, het uitwerken van nieuwe diensten of simpelweg in extra omzet?
Is de case van Sarah herkenbaar en verspil je ook kostbare tijd aan (de opvolging van) facturatie? Dan is het wellicht tijd om je tooling te (her)analyseren? Lees hier wat Lucy voor je kan betekenen.
Inzicht 2: De uitdaging van grip en overzicht
Naarmate je bedrijf groeit, groeit de administratie mee. Toch laat het onderzoek zien dat 1 op de 10 ondernemers (tot 100 facturen per maand) op dit moment weinig tot geen direct zicht heeft op de actuele status van openstaande facturen. Geen tijd om het op te volgen of laat hun facturatiesysteem het niet toe?
Inzicht 3: Vertraging bij de klant
Bijna de helft van de ondernemers heeft regelmatig te maken met facturen die de vervaldatum passeren. De hoofdoorzaak? In 60% van de gevallen is het simpelweg vertraging bij de klant.
De belangrijkste oorzaken van laattijdig betalen:
- Vertraging bij de klant, 60%
- Onwil bij de klant, 32%
- Overmacht bij de klant, 19%
- Onduidelijke afspraken, 18%
- Fouten in de factuur, 15%
Tip
De cijfers tonen aan dat een herinnering sturen vaak noodzakelijk blijft om de cashflow op gang te houden. Een QR-code op je factuur vergemakkelijkt en versnelt bovendien het betalingsproces voor je klanten. Om ondernemers hierin maximaal te ontzorgen, voegen we bij Lucy automatisch een QR-code toe aan elke verkoopfactuur. Minder administratie voor jou, en een snellere betaling als resultaat.
Herkenbaar? Drie vragen voor jouw organisatie:
Nu we weten hoe de markt er gemiddeld voorstaat, is de vraag hoe dit binnen jouw onderneming verloopt. Het loont de moeite om eens kritisch naar je eigen proces te kijken:
1. Hoeveel tijd lekt er bij jou maandelijks weg?
Als je tot 20 minuten per factuur kwijt bent aan de opmaak, en daarnaast de betalingen ook handmatig moet matchen in je bank-app (wat 52% van de ondernemers doet), tikken de minuten aan opvolging per maand snel aan. Besteed jij je tijd hier graag aan, of zet je die uren liever ergens anders in?
2. Heb je op dit moment 100% inzicht?
Weet je direct wie er over de betaaltermijn heen is, of moet je daarvoor eerst inloggen in verschillende systemen, spreadsheets bijwerken of je accountant bellen?
3. Sluiten de facturatie-eisen nog aan?
Bijna de helft van de ondernemers (45%) geeft aan dat de eisen van klanten sterk uiteenlopen. Hoeveel administratieve handelingen kost het jou om aan al die verschillende wensen te voldoen?
Peppol zorgt ervoor dat je factuur aankomt. Maar Peppol zorgt er niet voor dat je klant sneller klikt op 'betalen'. Die administratieve opvolging en workload? Die blijft gewoon op jouw bord liggen.
Over het onderzoek
In samenwerking met Markteffect ondervroeg Lucy tussen 19 en 29 mei 301 ondernemers en beslissingsnemers (inkoop/administratie). Alle respondenten zijn werkzaam bij organisaties met 2 tot 150 medewerkers, waarbij alle leeftijdscategorieën goed zijn vertegenwoordigd. Wat de bedrijfsgrootte betreft, werkt 64% in een organisatie met 2 tot 30 werknemers en 36% in een grotere organisatie (31-150 werknemers). Geografisch gezien is de verdeling 60% Vlaanderen, 25% Wallonië en 15% Brussel.
Kan dat niet slimmer?
Het is zonde dat digitale innovatie stopt zodra de factuur de deur uit is. Juist die opvolging - het sturen van een vriendelijke reminder, het bewaken van de deadline en het realtime inzien van je cashflow - zou geen kostbare uren per maand mogen innemen.
Met de slimme software van Lucy factureer je niet alleen vliegensvlug (ja, ook via Peppol), maar er verschijnt ook automatisch een QR-code op je verkoopsfacturen zodat je klanten foutloos en sneller je factuur betalen.
Bovendien laat Lucy je ook toe om betalingsherinneringen uit te sturen. Met een Business Pro-abonnement kan je via een koppeling met Codabox je banktransacties koppelen aan openstaande facturen en zie je zo welke facturen nog openstaan.
